Les réunions, Enfer ou Purgatoire ?

La réunion ennuie, oblige, entrave, irrite, elle est une mangeuse de temps et d’énergie.

Que n’a-t-on pas entendu sur elle dans nos openspaces !!

Pourtant, se retrouver ensemble, entre personnes intelligentes et qui partagent des valeurs, devrait être un moment de grâce.

Nous, les humains, avons été créés avec ce besoin intrinsèque de grégarité.

Nous ne pouvons pas vivre sans la proximité de l’autre, sans son regard et sa présence.

Et pourtant, dans le monde professionnel, ce rituel de convergence avec nos semblables est devenu l’image même de l’enfer.

Alors voyons un peu les émotions soulevées par l’idée de réunion :

• La peur du jugement,

• L’agacement,

• Le besoin de dominer,

• La frustration

• Le mépris de l’autre

• L’égoïsme

• La mise en avant de ses propres intérêts

• Etc…

Et imaginons celles que nous pourrions y susciter :

• La curiosité

• L’écoute

• La bienveillance

• Le plaisir de faire ensemble

• La complicité

• La générosité

• La motivation collective

• Etc ….

Imaginez la différence de résultats entre ces deux ambiances de travail.

Est-ce une vision utopique ?

Si c’est le cas, alors oublions vite le discours ambiant où il n’est question que de réaliser ses rêves et développer l’intelligence collaborative.

Transformer des réunions vides de sens en rituels positifs et productifs est un projet à mener avec courage et conviction mais cela n’a rien d’impossible.

En revanche ne cherchez pas à tout bousculer en une seule fois.

Je vous livre 12 idées simples pour faire évoluer la qualité de vos réunions.

A mettre en œuvre progressivement, avec prudence et en fonction du contexte

• 1- Commencez vos réunions par un tour de table de la météo émotionnelle de chacun. C’est une manière de laisser s’exprimer les petits malaises qui peuvent exister de pouvoir se focaliser sur l’ordre du jour dans une atmosphère apaisée et productive.

• 2- Changer de lieu de réunion. Évadez-vous dans un lieu de co-working ou louez un espace original et dépaysant sur Bird Office. Changer d’environnement peut vous rapprocher, vous aider à dépasser les biais inconscients que vous avez posé sur vos collègues.

• 3- Commencer la réunion par quelques minutes de silence pour permettre à chacun de retrouver calme et concentration et gagner ainsi en focus sur ce qui va être échangé

• 4- Ce concept est poussé à l’extrême chez Amazon et chez Square :

Les 30 premières minutes de la réunion sont consacrées à des échanges écrits à

travers Google Docs au bout de 30 minutes seulement les échanges verbaux sont

autorisés.

Cette modalité permettrait aux introvertis et aux personnes plus timides de s'exprimer

si bien que leurs idées puissent être partagées avec chaque participant.

Versus une réunion purement verbale où ceux qui parlent le plus fort et qui sont les

plus extravertis ont plus de chance de faire entendre leurs idées.

• 5- Introduire le rituel du flop de la semaine. Chaque semaine un volontaire raconte un de ses échecs ou presque échec et en tire les enseignements. Vous luttez ainsi contre le déni de l’erreur si fréquent qui aboutit à « cacher la poussière sous le tapis ». De grandes catastrophes industrielle récentes en sont le témoin (Diesel Gate, Boeing).

• 6- Initier des réunions festives ou dînatoires qui aident à créer du lien au-delà de rapports purement professionnels.

• 7- Créer la cagnotte de la négativité. Marshall Goldsmith, célèbre coach américain fait payer des amendes à ses clients à chaque fois qui disent « Non » ou « Oui Mais ». Cette pratique tend à installer une gymnastique mentale de la positivité. Le contenu de la cagnotte est utiliser pour organiser un événement en commun.

Un NON ou un OUI MAIS invalident de manière semi-automatique l’idée qu’un

participant vient de formuler, parce qu’elle diffère de notre vision.

Un « Oui Mais » est particulièrement destructeur lorsqu’il est pratiqué par le boss.

Perdre cette habitude oblige à considérer positivement n’importe quelle idée avant

d’y adhérer ou de la rejeter

• 8- Avoir de temps en temps, lors d’une réunion périodique, un invité-surprise qui peut-être, un expert, un membre d’une autre division de l’entreprise, voir même un client.

• 9- Instituer le rituel de l’animation tournante. A chaque réunion le rôle de l’animateur est donné à une personne différente. Le style de conduite de réunion en sera modifié à chaque échéance. Cela participe à lutter contre la routine tout en créant une forme d’émulation entre les participants.

• 10- Commencer la réunion par des bravos adresser les uns aux autres. Donner et recevoir des cadeaux virtuels est un amplificateur d’empathie et de motivation très puissant.

• 11- Créer le rituel du mistigri. Si deux participants sont en conflit ou ont un différent à régler qui risque de perturber le déroulement de la réunion, en début de réunion il pose une carte devant la personne impliquée dans le différent. C’est une façon de prendre date pour une rencontre en aparté. Chacun peut, s’il le souhaite inviter un médiateur à cet aparté. Grâce à ce procédé ils retrouvent leur disponibilité mentale sur le sujet du jour. Ils savent que leur frustration est prise en compte et sera entendue dans un autre cadre.

• 12- Invité un coach à la réunion et lui laisser le temps d’un débriefing en fin de réunion.

Merci de m’avoir lu jusqu’ici.

J’espère que ces quelques pistes pourront vous inspirer.

Et surtout si vous avez d’autres idées à partager merci de nous les offrir en commentaires.

Belle journée et bonnes réunions

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Michel Naudin Matet

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